Vous êtes-vous déjà arraché les cheveux car vous ne saviez pas par quel bout prendre le projet que l’on vous avait confié, qu’il soit professionnel ou personnel ?

Avez-vous déjà eu l’impression de vous noyer dans un verre d’eau en pensant à tous les aspects, toutes les tâches à mener ?

Vous  êtes-vous déjà senti démuni(e) face à une équipe projet qui attendait que vous meniez la barque ?

Et bien je vais vous confier une chose : c’est normal !

Comptez toutes les petites et grandes tâches, professionnelles et personnelles, que nous devons mener à bien chaque jour.

Ajoutez à cela un brin de « syndrome de l’imposteur », ou tout simplement un petit coup de mou, et vous obtenez le résultat suivant : vous pensez que vous n’y arriverez jamais.

Ce n’est pas pour rien que tous les outils d’aide à la gestion de projets fleurissent et prospèrent !

Trello, Asana, Wrike, et j’en passe, sont une aide quotidienne précieuse pour les Superman et Wonder woman que nous sommes. Ils sont un peu nos Robin : discrets, mais indispensables.

Mais justement parce que nous sommes des super héros (si si, ne nous privons pas), rien ne nous est impossible, il suffit de s’y prendre avec méthode.

Et justement, la méthode qui a fait ses preuves pour moi depuis des années, je vous en fais cadeau, mesdames et messieurs !

Alors profitez-en, piochez, testez, éprouvez, approuvez, bref, tordez cette méthode dans tous les sens, jusqu’à ce qu’elle devienne vôtre.

 

1) Réfléchissez

gestion de projets efficace, réflexion

crédit: diego-ph-249471-unsplash

Sans blague ? c’est ça le super conseil ??

Oui je sais, dis comme ça c’est un peu une Lapalissade, mais voici ce que cela signifie : posez-vous et analysez avant de foncer.

Vous ne le regretterez jamais, même si c’est un projet super méga urgent à livrer, vous en sortirez vraiment gagnant.

Imprégnez-vous du brief du client, mais si possible, discutez aussi avec lui afin de rentrer vraiment dans les détails de ses objectifs, afin qu’il révèle avec ses mots ce vers quoi il veut aller.

La méthode pour cela que je trouve efficace mais qui bien-sûr doit être amenée en douceur est celle des 5 pourquois. Vous êtes en quelque sorte son thérapeute d’idées, son aide à la maïeutique 😉

Exemple :

Pourquoi souhaite-t-il réaliser un nouveau site internet ?

Parce qu’il trouve le sien dépassé.

Pourquoi le trouve-t-il dépassé ?

Parce qu’il manque d’applications, de widgets.

Pourquoi pense-t-il que des applications et des widgets sont nécessaires ?

Parce qu’il veut proposer une expérience enrichie aux visiteurs.

Pourquoi pense-t-il que cela sera utile ?

Les concurrents le proposent, il veut être au niveau car il pense que les visiteurs attendent cela.

Pourquoi les visiteurs de son site web seraient en demande de ces applications/widgets?

Soit il ne sait pas répondre à cette dernière question et cela signifie qu’il ne comprends pas vraiment l’utilité des applications mises en place par la concurrence. Il est donc temps de réfléchir à ses propres objectifs et si ces fameuses applications sont pertinentes.

Soit il sait répondre et vous décrit précisément pourquoi c’est important pour son business, vous décrit en détail son persona etc.

Dans tous les cas, cela donne une discussion riche en enseignements pour le futur du projet!

A partir de là, il vous faut analyser le marché, la concurrence, et les objectifs commerciaux du client afin de lui proposer la solution la plus adaptée, en collant au maximum quand c’est pertinent à ses envies.

Une fois que vous avez bien cerné les contours du projet, et que le client a validé la proposition et les solutions proposées, il est temps de monter et d’organiser votre plan d’actions.

 

2) Définissez les grandes étapes du projet

Si vous avez suivi la première étape consciencieusement, vous avez bien en tête les objectifs de votre client, ceux affichés clairement comme ceux qu’il n’arrivait pas à exprimer ou dont il n’avait pas conscience.

Alors maintenant c’est à vous de jouer : vous allez coucher sur le papier le film du projet. Et oui, après l’accoucheur, vous êtes scénariste. La gestion de projets mène vraiment à tout 😉

Pour être plus claire, vous savez où vous voulez aller, il faut donc détailler les différentes étapes qui pourront vous mener à destination. Vous déroulez la pellicule !

Partez du plus large et allez ensuite si vous le pouvez vers plus de détail. Mais n’allez pas trop loin non plus : les membres experts de votre équipe vous aideront à finaliser ce travail.

Par exemple, pour la création d’un site web, vous savez qu’il y aura une partie technique, contenus textes, contenus images/vidéos, SEO, étapes de validation, recette, communication pour le lancement.

A ce stade, vous devez avoir en tête les profils nécessaires à votre équipe pour mener à bien le projet, alors c’est parti !

 

3) Montez une équipe de choc

gestion de projets efficace, l'équipe

crédit: josh-calabrese-236920-unsplash

Et bien là, deux cas sont possibles : soit vous avez la chance de pouvoir choisir les membres de votre équipe, soit vous ne l’avez pas (sniff, j’espère pour vous que c’est quand même une équipe de choc !).

Si vous êtes dans le premier cas, n’hésitez pas à faire appel autant à des talents internes à votre entreprise, qu’à des talents externes (freelances, agences etc.) qui vous apporteront un œil neuf et des idées nouvelles.

Le tout est de s’assurer que l’équipe constituée soit homogène, en synergie avec le projet et avec les autres membres. Car la team, c’est ce qui peut vraiment faire la réussite ou l’échec d’un projet.

Votre rôle, en tant que chef de projet, est de fédérer, émuler, stimuler à la fois chaque membre et l’équipe dans sa globalité.

Il est parfois difficile, lorsque les membres ne travaillent pas au même endroit, de favoriser l’échange, le brainstorming et l’innovation.

Pas de panique ! En 2018, de nombreux outils très efficaces existent pour faire vos réunions en visioconférence : ne vous en privez pas !

 

4) Montez un plan de bataille à toute épreuve

visuel Pinterest_gestion de projets freelance

Oui, je sais, c’est un terme un peu guerrier mais j’ai toujours eu l’habitude de l’utiliser, non pas que j’aime les hostilités (loin de là !), mais parce qu’il définit bien la rigueur et l’anticipation dont on doit faire preuve à cette étape cruciale.

Vous devez élaborer le sacro-saint retro planning, qui sera votre bible pour mener à bien le projet.

Il doit être discuté avec votre équipe afin que chacun puisse être en accord avec les délais qui lui sont impartis. Cette étape est primordiale car le démarrage de certaines actions est conditionné par la fin d’une autre.

Suivant la durée du projet, vous pouvez travailler en semaine ou au jour, afin d’avoir la précision souhaitée.

Chaque action de chaque membre de l’équipe, ainsi que les étapes de validation intermédiaires, doivent être consignées, afin d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement du projet.

Allez régulièrement à la rencontre (par le moyen de communication de votre choix) de chaque membre afin de vous assurer que les délais pour les points d’étapes seront tenus.

Si tel n’est pas le cas, c’est à vous de trouver une solution, de modifier le planning etc. afin d’être sûr que le travail des autres membres n’en pâtira pas, et que le projet sera rendu dans les temps.

La réunion (souvent hebdomadaire) lors de laquelle tous les membres de l’équipe sont réunis (au moins en visio) doit permettre à chacun d’avoir le même niveau d’information sur l’avancée du projet.

 

5) Travaillez toujours en itération

Vous êtes le chef de projet, le capitaine du navire, il vous faut donc garder le cap.

Mais il faut savoir anticiper et décider de modifier quelque peu la direction si vous voyez que vous filez droit vers le triangle des Bermudes.

Rien ne sert de mettre la poussière sous le tapis, c’est sur vous que les problèmes retomberont !

Alors utilisez les différents points d’étape pour vous assurer auprès de votre équipe qu’il n’y a aucun problème de quelque ordre que ce soit. Et échangez régulièrement avec votre client, afin de valider avec lui que ses objectifs sont bien respectés.

Il n’y a aucun mal à modifier un projet en cours de route (dans la mesure du raisonnable) : mieux vaut rectifier le tir à temps, et conseiller au client une autre approche, plutôt que le laisser avec un rendu qui certes, correspondra à ce qu’il avait demandé, mais qui au final ne servira pas ses objectifs.

Il vous sera d’autant plus reconnaissant que vous aurez joué votre rôle d’expert.

 

6) Analysez le travail rendu et la gestion de projet effectuée

gestion de projets efficace, l'analyse après projets

crédit: rawpixel-620230-unsplash

Enfin, une fois le rendu effectué, n’oubliez pas de faire une analyse de votre mission, tant sur le fond que sur la forme :

  • Quels ont été les éventuels blocages ? auriez-vous pu les anticiper ?
  • Comment a fonctionné l’équipe ? quels ont été les points forts et faibles ?
  • Votre rôle de chef de projet : vos points forts et vos points faibles (n’hésitez pas à demander à l’équipe !)
  • Quels sont, si vous avez à gérer un futur projet du même type, les actions à mener dont vous pourriez faire une liste ?
  • Le client est-il satisfait ? si oui, de quoi ? quels sont selon lui les points améliorables ?

Faites également un retour à chaque membre de l’équipe, cela permettra à chacun de se perfectionner et de connaitre ses points d’amélioration.

 

Gérer un projet est avant tout une affaire de bon sens, mais parfois les idées et responsabilités nous submergent, et il est difficile de mettre en place des étapes claires pour avancer correctement.

Il me semble que le maître mot pour gérer un projet de la manière la plus efficace, avant même celui d’ « organisation », est bien celui d’ « échange ».

Si vous échangez de manière constructive avec votre équipe et votre client, alors la route sera tracée.

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